Gestione Contratti in Contabilità Passiva

Software per la gestione di contratti passivi di noleggio, assistenza, affitto etc...

Ci ho pensato ieri mentre stavo tagliando l’erba del prato e meditavo sull’incontro avuto poche ore prima con un enorme commercialista/gestore patrimoniale di Milano.

Il Software di Gestione Affitti DATOS nella realtà è stato pensato per l’amministrazione di un contratto di locazione relativa ad un immobile.
E così è rimasto per anni, sia nella mente dei programmatori che degli utenti.

Peccato che nel tempo, anche grazie alle segnalazioni e richieste dei nostri clienti, si sia evoluto in uno strumento eccezionale di pianificazione operativa e di gestione di ogni tipo di scadenze.

Proprio il mettermi nei panni di una grande azienda, che ogni anno deve gestire centinaia, quando non migliaia di contratti passivi di ogni genere mi ha permesso di fare il salto quantico che fino a pochi minuti prima non avevo nemmeno immaginato.

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IL BISOGNO

Provo a tornare nei panni del responsabile amministrativo (il Dottor Bond, sì, come James Bond) e della contabilità di questa azienda con 100+ contratti passivi da gestire ogni anno.

E parto col fare un elenco delle tipologie di attività (e di contratti) che il Dott. Bond ha sulla sua scrivania o agenda o scadenziario:

  • affitto di locali e/o immobili
  • spese condominiale inerenti agli immobili
  • noleggio e/o leasing beni strumentali per ufficio (computer, fotocopiatrici, server)
  • servizi collegati ad internet (hosting, caselle pec, spazio archiviazione e backup, server di posta)
  • servizio distribuiti e di crm on demand (sempre basato su internet)
  • noleggio di licenze software
  • noleggio/leasing di automobili, furgoni, camion (e relative assicurazioni)
  • assicurazioni RC fabbricati, infortuni, furto e incendio
  • contratti di telefonia fissa e mobile
  • contratti per ADSL o altra connettività a banda larga
  • servizi di erogazione energia (luce, gas, acqua…)
  • contratti di manutenzione o assistenza (computer, elettricista, avvocato, commercialista)
  • contratti vari con fornitori e/o clienti
  • scadenze varie per tasse e balzelli di ogni genere (INPS, INAIL, F23, F24, TARSU, TIA, CCIIA…)

Scadenziario per contratti passivi da gestire in contabilità e con promemoria

E qui mi fermo perché penso che il povero Dott. Bond sia già impazzito tra queste infinite attività e scadenze.

E’ ovvio, quindi, che umanamente un errore ci possa scappare, specialmente quando questi contratti sono a tacito rinnovo.
Di che errore sto parlando? Di una semplice dimenticanza, di non mandare una disdetta, di pagare in ritardo (e quindi con mora o sanzione) una scadenza… e via di questo passo.

Nell’analisi che mi sono fatto nei panni di Bond ho trovato queste due grandi esigenze che, attualmente, lui non riesce a gestire in modo efficace:

  • l’invio di eventuali disdette in tempo utile
  • il controllo dei flussi di cassa (fissi o variabili  associati a un contratto)

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IL PROBLEMA

Attualmente i software sul mercato come operano, rimanendo nel lato passivo della barricata?

Beh, per prima cosa non ce ne sono molti.
O, meglio, ve ne sono di specifici, per ognuna delle attività viste sopra, ma il più delle volte sono mirati e rivolti a chi quel l’attività, servizio o prodotto lo eroga; non a chi ne usufruisce.

>> E qui c’è il primo limite: ho bisogno di N software diversi per gestire tipologie di attività e scadenze diverse.

Altro aspetto non meno importante.
Ci sono chili e chili di programmi che gestiscono scadenziari di ogni tipo, a cominciare da Microsoft Outlook, ma nel 99% dei casi sono solo dei calendari evoluti in cui mettere del testo che vi ricorda cosa fare, quando farlo e vi dà una certa tolleranza nell’avvertirvi qualche giorno prima.

>> Secondo limite: lo scadenziario non è collegato a nessun contratto “reale”, è solo un post-it avanzato.

 

Software per la Gestione di Contratti Passivi con Scadenziario, Contabilità e Cash Flow

LA SOLUZIONE

Attraverso il software Gestione Affitti DATOS è possibile definire un oggetto (fisico o virtuale, come nel caso di un servizio), a cui associare un contratto (di noleggio, leasing, prestazione d’opera, assistenza…).

Per ogni contratto ci saranno delle rate/scadenze mensili, trimestrali, semestrali o annuali in corrispondenza dei quali l’azienda che beneficia del servizio o prodotto dovrà corrispondere un importo (fisso o variabile poco importa in questo caso) per il relativo canone.
Il pagamento di queste scadenze contrattuali viene evidenziato nello scadenziario, filtrabile e ordinabile in base a infiniti parametri.

Ogni contratto avrà poi delle date critiche in corrispondenza di termini di recesso e/o rinnovo. Queste date sono realmente quelle più significative e, sempre grazie ai promemoria, è possibile essere avvertiti dell’avvicinarsi delle scadenze “critiche”.

Infine, per mantenere sotto controllo le spese per i vari settori o attività, Gestione Affitti mette a disposizione uno strumento avanzato di analisi dei flussi di cassa (attesi e reali) per un periodo di tempo a piacere.
Così facendo sarà possibile non solo vedere il cumulo delle spese per il noleggio del parco auto ma, cliccando su ogni riga, accedere direttamente ai dati fondamentali di ciascun contratto, verificarne le scadenze e, soprattutto, controllare in modo immediato il costo complessivo rispetto alle altre proposte sul mercato.

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Gestione Affitti diventa quindi uno strumento inseparabile con cui gestire i tuoi contratti passivi e grazie al quale

  • non perderai più nessuna scadenza
  • sarai avvertito quando un contratto è da disdettare
  • avrai sotto controllo il cash flow e il costo complessivo del contratto

Lascia il tuo nome e email per essere ricontattato entro poche oreSe vuoi saperne di più su come Gestione Affitti DATOS può occuparsi al 100% di tutti i tuoi contratti, scadenze, promemoria e disdette, lasciami i tuoi dati nel box sottostante. Ti ricontatterò entro poche ore.



PS Quasi mi dimenticavo. Il programma provvede anche alla compilazione in automatico di lettere di disdetta che fanno riferimento ai dati presenti nel contratto. Un’ulteriore caratteristica che significa per te un enorme risparmio di tempo.

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